BTH-forskaren som vägleder företag i att organisera arbetet effektivt

När pandemin svepte in och förändrade arbetslivet i grunden, stod Darja Šmite, professor i programvaruteknik vid BTH, plötsligt i centrum för företag som letade efter nya sätt att organisera sitt arbete. Med år av erfarenhet inom distribuerat och virtuellt samarbete, blev hennes expertis om hybrid- och distansarbete hett eftertraktad.

Nu, genom sitt projekt ”Workflex”, tar Darja forskningen ett steg längre – med insikter som kan forma framtidens arbetsplatser. Projektet är finansierat av KKS och pågår fram till 2025.

– Helt plötsligt blev mina kunskaper väldigt efterfrågade. Det var spännande att kunna hjälpa företagen navigera i denna nya verklighet, säger Darja.

Företag vill få vägledning
I projektet ”Workflex” samarbetar hon med några av de största aktörerna på marknaden – Spotify, Telenor och Ericsson . Men deras inställningar till distansarbete varierar kraftigt. Ett företag har helt omfamnat distansarbetet, medan de andra två fokuserar på kontorsbaserade lösningar, i tron att täta mänskliga kontakter är avgörande för framgång. Darja är tydlig med att det inte finns en universallösning.

– Alla företag har olika behov och kulturer, vilket gör att det inte finns ett självklart val när det gäller distansarbete, förklarar hon. Oavsett väg man väljer finns det stora utmaningar.

De företag som medverkar i Darjas projekt gör det för att få vägledning i hur de bäst ska strukturera sina arbetsformer. Det är särskilt intressant för de företag som hanterar så kallade ”knowledge work”, där balans mellan individuell och gemensam teameffektivitet spelar en nyckelroll.

– Distansarbete är inte lätt att forska på för det har olika effekter. Det kan leda till mycket positiva upplevelser för vissa anställda, och mycket negativa upplevelser för andra. Det är ofta mer fördelaktigt för individer och ofördelaktigt för arbetsgrupper.

Tydligt att hybridmöten inte fungerar
Darja och hennes kollegor studerar olika aspekter av distansarbetet – individuellt välbefinnande, arbetstider, teamsamarbete, och även hur möten ska genomföras för att vara effektiva.

– Många har nog en känsla för vad som är effektivt eller inte, men inga bevis för att det är så. Vi har nu sett i våra studier att hybridmöten, där vissa deltar digitalt och andra fysiskt, sällan fungerar. Det blir en krock mellan formaten med distansdeltagare som andra klassens medborgare. Företag som satsar på en tydlig mötesstruktur – antingen helt digital eller helt fysisk – ser bättre resultat, menar Darja.

För att få bevis om vilket mötesformat som är bäst kopplat till mötets mål använder Darja och hennes team flera innovativa verktyg som mäter engagemang och fokus under möten. Med hjälp av en armbandsklocka som registrerar hjärtrytm och kroppstemperatur, samt en huvudring som mäter hjärnaktivitet, kan de exakt avgöra när deltagarna är engagerade eller distraherade.

Med sina framsteg hoppas Darja kunna attrahera fler företag till sitt projekt och få ytterligare finansiering för att fortsätta sin forskning. Hon hoppas också att kunna skriva en bok som inte bara förklarar hennes resultat, utan som också kan bli en praktisk guide för företag som står inför arbetslivets nya utmaningar.

Läs mer om projektet Workflex.