Behandling av personuppgifter vid BTH
Personuppgiftsansvar
Blekinge Tekniska Högskola (BTH) är personuppgiftsansvarig för den behandling av personuppgifter som sker inom ramen för högskolans verksamhet.
Du har rätt att kontakta BTH om du vill ta del av de uppgifter högskolan har om dig, för att begära rättelse eller för att begära begränsning av behandlingen, för att göra invändningar eller begära radering av dina uppgifter.
Om du har klagomål på BTH:s behandling av dina personuppgifter har du rätt att inge klagomål till tillsynsmyndigheten Integritetsskyddsmyndigheten.
Behandling av personuppgifter
Behandling av personuppgifter vid BTH görs för att kunna genomföra uppdraget som högskola och statlig myndighet genom utbildning, forskning och samverkan med samhället.
BTH ansvarar för att endast de personuppgifter som behövs för ändamålet samlas in och behandlas och att en rättslig grund finns för detta.
Visa mer...De vanligaste anledningarna till att BTH behöver behandla dina personuppgifter är att du är student, anställd, söker en tjänst, deltar i ett arrangemang vid högskolan eller deltar i en forskningsstudie.
BTH ansvarar för att all behandling av dina personuppgifter skyddas av lämpliga tekniska och organisatoriska åtgärder och att åtgärderna ska vara sådana att de säkerställer en säkerhetsnivå som är lämplig i förhållandet till risken med behandlingen.
Då BTH är en statlig myndighet som lyder under offentlighetsprincipen innebär detta att meddelanden och annan information som skickas till högskolan blir allmänna handlingar. Om dina personuppgifter finns i en allmän handling, kan BTH vid begäran komma att lämna ut dessa, om inte sekretess enligt offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) hindrar detta.
BTH kan även komma att lämna ut dina personuppgifter till andra parter som behöver ta del av dem till följd av en uppgift av allmänt intresse, som ett led i myndighetsutövning eller på grund av en rättslig förpliktelse som BTH har. Exempelvis sker utlämning av uppgifter på studenter regelbundet till CSN och SCB och uppgifter på anställda måste bl.a. lämnas till Skatteverket.
Personuppgifter vid BTH bevaras så länge det är nödvändigt för ändamålet med behandlingen samt i enlighet med gällande lagstiftning. De flesta personuppgifter som behandlas vid BTH behöver sparas vid högskolan i enlighet med arkivlagen (1990:782) och Riksarkivets föreskrifter.
Information till dig som är student
Behandling av uppgifter om dig som student förekommer i studieadministrativa system som är nödvändiga för att BTH ska kunna genomföra utbildningen. Högskolan behöver därför behandla flera uppgifter om dig som student, bland annat namn, personnummer, mejladress, telefonnummer och folkbokföringsadress. De två system som huvudsakligen berör dig som student är NyA och Ladok.
Visa mer...I antagningsregistret NyA sparas identitetsuppgifter (namn, personnummer, adress, telefonnummer och e-post) och uppgifter om behörighet, urvalsgrund, skyldighet att betala anmälningsavgift och studieavgift samt antagning. Dina uppgifter behandlas av Universitets- och högskolerådet och BTH när vi prövar om du är behörig och när vi värderar dina meriter inför urvalet.
I studieregistret Ladok sparas för varje student identitetsuppgifter (namn, personnummer, adress, telefonnummer och e-post) och utöver de uppgifter som behandlas i NyA även uppgifter om deltagande i utbildning och prov, studieresultat, betyg, tillgodoräknande av utbildning eller annan tillgodoräknad verksamhet och examen. Studieregistret ska därutöver innehålla sådana uppgifter som krävs för att BTH ska kunna lämna uppgifter till Statistiska centralbyrån (SCB).
I lärplattformen Canvas hittar du information om dina kurser. Här sker också mycket kommunikation med lärare och andra studenter. I lärplattformen publiceras nyheter om kursen, studiematerial, studieuppgifter mm. Ofta sker också inlämningar av studieuppgifter och andra typer av examinationer där. För att administrera detta behöver BTH registrera ditt namn, kurs, användarnamn och e-postadress.
Bestämmelser om registren NyA och Ladok finns i förordningen (1993:1153) om redovisning av studier mm vid universitet och högskolor. Utlämnande av uppgifter från registren kan ske till tredje part exempelvis andra högskolor, SCB och CSN enligt den uppräkning som finns i förordningen.
Du kan även läsa om hur dina personuppgifter behandlas som student på FAQ-sidan för antagning till BTH:s utbildningar.
BTH-kortet
BTH-kortet utgör passerkort till högskolans lokaler för anställda, studenter, entreprenörer och gäster. Det ger även möjlighet att utgöra identitetskort inom campus, skriva ut på högskolans skrivare, utgöra identifiering vid tentamen, utgöra bibliotekskort. Personuppgifter kopplade till kortet är namn, kortnummer, akronym och foto och hanteras i högskolans system för BTH-kortet.
Visa mer...Laglig grund för personuppgiftsbehandlingen är att fullgöra en uppgift av allmänt intresse.
Ändamålet med personuppgiftsbehandlingen är att kunna hantera behörighet till högskolans lokaler för anställda, studenter, entreprenörer och gäster för att kunna erbjuda en både säker och tillgänglig campusmiljö.
Personuppgifterna sparas under den tid som innehavaren av kortet behöver tillgång till högskolans lokaler.
Deltagare vid arrangemang på högskolan
Personuppgifter (namn, adress, telefonnummer och e-post) och övriga uppgifter som lämnas i samband med anmälningar till seminarier, konferenser, disputationer etc. sparas bara så länge som det krävs för administrationen av arrangemanget eller vad som krävs enligt gällande bokföringsregler.
Visa mer...Vid vissa arrangemang sker fotografering och filmning. Du som deltagare eller besökare kan därför komma att bli fotograferad och filmad för BTH:s räkning och materialet kan komma att användas i tryckt och/eller digital form, exempelvis på webben, i annonser, i broschyrer, som pressbilder eller användas av högskolans samarbetspartners. Bilderna och filmerna kan även komma att användas för framtida bruk där syftet är att informera om högskolans verksamhet. Materialet kommer att tas bort och arkiveras när det inte längre bedöms vara relevant.
Om du inte vill fotograferas och filmas eller har frågor kontakta BTH:s kommunikationsavdelning som vid våra arrangemang har mörkblå västar på sig eller ring via växeln: 0455 – 38 50 00.
Publicering av bilder och filmer
Om du kommer att bli, eller har blivit fotograferad eller filmad av BTH i något sammanhang kan du här få mer information om hur dina personuppgifter behandlas när detta publiceras.
Visa mer...Vilka personuppgifter behandlas
Bilder och filmer men även andra uppgifter kan behandlas beroende på sammanhanget, till exempel namn, kontaktuppgifter och studier.
Varför personuppgifterna behandlas
Publicering av bilder och filmer görs för att informera om och marknadsföra BTH och högskolans verksamhet. Exempelvis högskolans utbildningar och forskning eller marknadsföring av event vid högskolan.
Den rättsliga grunden för publicering av bilder och filmer är uppgift av allmänt intresse. I flera fall ber högskolan dig som medverkar i bilder och film att samtycka till publiceringen.
Var bilderna och filmerna publiceras
Publicering görs i både tryckt och digital form i olika kanaler där BTH informerar om sin verksamhet. Till exempel högskolans webbplats, via sociala medier, annonser, broschyrer eller utbildningskataloger.
Vilka kan ta del av personuppgifterna
Publicering av bilder och filmer via de kanaler där BTH informerar om sin verksamhet, innebär att uppgifterna blir offentliga. I de flesta fall innebär detta att det inte går för BTH att kontrollera eller begränsa andras användning av bilderna eller filmerna.
Hur länge sparas personuppgifterna
BTH:s bilder och inspelningar lagras i högskolans mediabank. Eftersom BTH är en myndighet bevaras bilder och inspelningar för framtiden enligt arkivlagstiftningen och bevaras och gallras (raderas/förstörs) enligt gällande gallringsregler och beslut.
Publicering i sociala medier
När bilder eller filmer publiceras i sociala medier kan personuppgifter komma att föras över till företag i USA. Skyddet för personuppgifter i USA motsvarar inte det skydd som garanteras inom EU genom dataskyddsförordningen, vilket kan innebära vissa risker. För kommunikation i sociala medier som exempelvis Facebook, Instagram, Twitter och Youtube saknas i flera fall nödvändiga skyddsåtgärder mellan sociala medier och EU/EES alternativt direkt med BTH. Därför har inte BTH full rådighet över hur bilder och filmer som publiceras i dessa medier används.
Dina rättigheter
Du kan läsa mer om dina generella rättigheter enligt dataskyddsförordningen nedan.
Om behandlingen gjorts med ditt samtycke har du rätt att när som helst återkalla ditt samtycke.
Deltagare i forskningsprojekt
Personuppgifter, inklusive känsliga personuppgifter såsom frågor om din hälsa, kan komma att behandlas om du deltar i ett forskningsprojekt vid BTH.
Ett forskningsprojekt får bara utföras om du som deltagare frivilligt samtyckt till detta och dessutom bara om du dessförinnan fått information om forskningen.
Du har rätt till information om den övergripande planen för forskningen, syftet med forskningen, de metoder som kommer att användas, de följder och risker som forskningen kan medföra, vem som är forskningshuvudman, att deltagande i forskningen är frivilligt, och din rätt att som deltagare när som helst avbryta din medverkan.
Låntagare på biblioteket
Högskolebiblioteket behandlar personuppgifter som är nödvändiga för administration av lån och reservation av material i bibliotekets låntagarregister. Uppgifterna som behandlas är namn, personnummer, adress, e-postadress och telefonnummer. Loggning sker även av användningen av bibliotekets digitala miljöer.
Visa mer...Personuppgifter (namn, personnummer, adress, e-postadress och telefonnummer) registreras i bibliotekets låntagarregister. I låntagarregistret registreras lånade och reserverade böcker. Loggning sker av användningen av bibliotekets digitala miljöer. Om låntagaren inte återlämnar böckerna efter lånetidens utgång kan förseningsavgifter krävas, och personuppgifter kan komma att utlämnas till inkassoföretag och Kronofogdemyndigheten.
Laglig grund för personuppgiftsbehandlingen är att fullgöra en uppgift av allmänt intresse
Ändamålet med personuppgiftsbehandlingen är att kunna bedriva biblioteksverksamhet som exempelvis utfärda lånekort, administrera lån, hantera anmälningar till kurser, ta emot beställningar av material samt kontakta frågeställare.
Insamlade personuppgifter kommer inte att behandlas för något annat ändamål och kommer inte att lämnas ut till någon part utanför BTH.
Undantag från detta kan göras om låntagare inte återlämnar böcker efter lånetidens då förseningsavgifter kan krävas och personuppgifter kan komma att utlämnas till inkassoföretag.
När du som student vid BTH vill bli låntagare på högskolebiblioteket kommer personuppgifter att hämtas från ditt studentkonto. Om du inaktiveras som låntagare eller önskar att dina personuppgifter raderas från bibliotekssystemet kommer BTH att begränsa behandlingen av dina personuppgifter i bibliotekssystemet. Uppgifterna i ditt studentkonto kan fortfarande behöva användas för studieadministrativa uppgifter.
De personuppgifter som behandlas för att kunna administrera lån och reservation av material i bibliotekets låntagarregister sparas så länge som låntagaren har för avsikt att vara aktiv låntagare vid biblioteket. Aktiv låntagare räknas den vara som har aktiva lån eller reservationer. Om du inte använder ditt bibliotekskonto så inaktiveras ditt konto efter tre år. Loggning av användningen av bibliotekets digitala miljöer raderas efter ett år.
För biblioteksverksamhet gäller sekretess enligt 40 kap. 3 § Offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) för uppgift i register om en enskilds lån, reservation eller annan form av beställning och för uppgift om en enskilds användning av informationsteknik.
Du som är anställd eller söker en tjänst
Personuppgifter behandlas i olika personal- och ekonomiadministrativa system i den utsträckning som är nödvändig för att bedöma ansökan om tjänst, fullgöra anställningsavtal, för att uppfylla krav i gällande lagstiftning och kollektivavtal, och vad som i övrigt behövs för att BTH ska kunna utföra sina ålagda uppgifter.
Visa mer...Exempel på kategorier av personuppgifter som behandlas är identitetsuppgifter (namn, personnummer, adress, telefonnummer och e-post) samt anställningsform och omfattning, anställningsperiod, extra uppdrag och chefsbefattningar, tjänsteplanering, arbetstidsscheman, bisysslor, lön, skatter och sociala avgifter, semester, föräldraledighet, sjukfrånvaro, sjukintyg m.m.
Utlämnande av uppgifter kan ske till tredje part för att t.ex. uppfylla lagkrav som rapportering av skatter och sociala avgifter. Utlämnande sker bl.a. till Skatteverket, SCB, Arbetsgivarverket, Försäkringskassan, UKÄ, SPV och fackföreningar.
Information om hur BTH behandlar dina personuppgifter i vårt nya system för ansökningar.
Utskick från högskolan
För dig som antagen student vid BTH kan information om högskolan och information viktig för dina studier skickas till dig via e-post. Laglig grund för detta är att utföra en uppgift av allmänt intresse och informera om högskolans verksamhet.
För dig som är intresserad av BTH:s verksamhet som önskar ta emot BTH:s pressmeddelanden finns möjlighet att prenumerera på högskolans utskick via Mynewsdesk. Dina kontaktuppgifter används då endast för att skicka ut BTH:s pressmeddelanden och du kan närsomhelst avregistrera dig från kontaktlistan.
Information om webbplatsen
BTH:s webbserver är placerad i Sverige och högskolan strävar alltid efter att lagra personuppgifter inom Sveriges gränser. För mer information om hur BTH hanterar personuppgifter på sin webbplats bth.se se Om webbplatsen bth.se.
Överföring till tredje land
BTH kan i verksamheten komma att behöva föra över personuppgifter till tredje land, det vill säga till länder utanför EU/EES. BTH kommer då att vidta alla rimliga juridiska, organisatoriska och tekniska åtgärder som krävs för att uppnå en lämplig skyddsnivå för dessa personuppgifter.
Kamerabevakning
Bevakningens ändamål
BTH bedriver kamerabevakning i syfte att förebygga, förhindra, upptäcka och beivra brottsliga gärningar inom de byggnader och anläggningar där högskolan bedriver verksamhet, och därmed skydda sin personal, sina gäster och sin egendom från brottsliga gärningar.
Visa mer...Rättslig grund
Den behandling av personuppgifter som sker i samband med kamerabevakning är nödvändig som en del i BTH:s uppdrag att utföra en uppgift av allmänt intresse.
Behandlingens omfattning
Behandlingen omfattar lagring av bildmaterial från kamerabevakning.
Tillgång till övervakningsmaterial
Endast behöriga personer inom BTH har tillgång till det lagrade materialet. Lagrat material kan komma att överlämnas till polis eller rättsväsende vid eventuell brottsutredning.
Lagring av material
BTH lagrar bildmaterialet under en tid som inte överstiger 60 dagar, såvida inte material har begärts av polis eller rättsväsende.
Den registrerades rättigheter
Personer som har registrerats av kamerabevakningssystem har ett antal rättigheter. Dessa innebär kortfattat att den registrerade personen har rätt till kontroll över sina egna uppgifter genom att få information om när och hur uppgifterna behandlas.
Registrerade personer har, i vissa fall, rätt att få uppgifter rättade, raderade eller blockerade. De kan också få reda på vilka uppgifter som behandlas samt flytta sina uppgifter.
För mer information om rättigheter, läs mer nedan på denna sida.
Kontaktuppgifter
Personuppgiftsbehandlingen sker av Blekinge Tekniska Högskola.
Vid frågor eller önskemål om att utöva dina rättigheter, kontakta dataskyddsombud@bth.se eller läs mer nedan på denna sida för kontaktuppgifter.
Kontaktuppgifter
Personuppgiftsansvarig
Blekinge Tekniska Högskola
Adress: 371 79 Karlskrona,
Organisationsnummer: 202100-4011
E-post: registrator@bth.se
Telefon: 0455-38 50 00
Dataskyddsombud
E-post: dataskyddsombud@bth.se
Telefon: 0455-38 50 00
Mer information
Du kan läsa mer om behandling av personuppgifter och dataskyddsförordningen på Integritetsskyddsmyndighetens webb www.imy.se. Där hittar du också information hur du kontaktar Integritetsskyddsmyndigheten om du har klagomål på BTH:s behandling av dina personuppgifter.
Huvudsakliga rättigheter enligt dataskyddsförordningen
Rätten till tillgång
Du har rätt att begära svar på om BTH behandlar personuppgifter om dig, och att få en kostnadsfri kopia av de personuppgifter som behandlas. Det går bra att begära utdrag upprepade gånger men BTH kan komma att ta ut en avgift enligt Avgiftsförordningen (1992:191) för att täcka de administrativa kostnaderna för detta. I samband med en sådan begäran kan BTH behöva begära ytterligare information från dig för att säkerställa din identitet. Ett registerutdrag skickas i brev till din folkbokföringsadress.
Rätten till rättelse
Du har rätt att begära att få dina personuppgifter hos BTH rättade om de är felaktiga. Detta kan exempelvis gälla kompletterande uppgifter till adress eller liknande. BTH är skyldig att rätta dina personuppgifter utan onödigt dröjsmål. BTH är inte skyldig att rätta någons uppgifter om de endast behandlas för arkivering.
Rätten till radering
Du har rätt att i vissa fall få dina personuppgifter raderade ur BTH:s system, om personuppgifterna inte längre behövs för att uppfylla det ändamål som de samlades in för.
Det kan finnas bestämmelser som kräver att BTH inte raderar personens uppgifter, exempelvis reglerna om allmänna handlingar eller om dokumentation av forskning eller studier. BTH är enligt arkivlagen skyldig att bevara sina allmänna handlingar. Det innebär att personuppgifter kan behöva bevaras även när de ursprungligen samlades in och behandlades för ett annat ändamål än arkivändamål av allmänt intresse.
Om personuppgifterna har lämnats ut till en annan part, kommer BTH att vidta rimliga åtgärder för att underrätta dessa parter om denna begäran om radering.
Om BTH inte kan radera dina uppgifter av rättsliga skäl, kommer högskolan att begränsa behandlingen av uppgifterna till att endast omfatta det som krävs för att uppfylla BTH:s skyldigheter.
Rätten till begränsning av personuppgifter
Du har rätt att begära att behandlingen av dina personuppgifter begränsas, vilket innebär att högskolan ser till att man bara behandlar personuppgifter för vissa specifika ändamål.
BTH kommer att begränsa behandlingen i följande fall:
- Om personen hävdar att personuppgifterna inte är korrekta och BTH behöver tid att kontrollera uppgifternas riktighet.
- BTH inte längre behöver uppgifterna, men personen begär att vi fortsätter lagra dem för att denne behöver dem för att ta vara på rättsliga anspråk.
- Om personen invänder mot behandling som utförs av BTH. Behandlingen begränsas i så fall till dess att en avvägning har gjorts mellan skälen för invändningen och BTH:s tvingande berättigade skäl
- Om personen anser att BTH ska radera personuppgifterna, men högskolan inte kan göra detta av någon anledning
Rätten att invända mot behandling
Du har rätt att göra invändningar mot BTH:s behandling av dina personuppgifter i vissa fall, exempelvis inom forskning eller utbildningsverksamhet. BTH kommer då att upphöra med behandlingen om högskolan inte har tvingande skäl till att fortsätta med den, eller om behandlingen krävs för att ta tillvara BTH:s rättsliga anspråk.